Porady

Czym charakteryzuje się prawidłowy proces niszczenia dokumentów?

Obowiązujące ustawy jasno stanowią, że niszczenie dokumentów należy zostawić profesjonalnym zakładom.

Niszczenie dokumentów to wymóg prawa

Organizacje w całym kraju wytwarzają dziennie niezliczone ilości dokumentów różnego typu. Wiele z nich należy zniszczyć. Nie każdy wie, że prawidłowa utylizacja dokumentów to sztuka odpowiedniej selekcji. Niektóre z druków i papierów urzędowych można swobodnie zniszczyć samodzielnie. Istnieją również poufne dokumenty, których niszczeniem zajmują się specjalistyczne zakłady, jak przykładowo Stena Recycling (stenarecycling.pl). Na prawidłowy proces niszczenia tego typu papierów składa się wiele komponentów.

Prawidłowy proces niszczenia dokumentów poufnych – czym się wyróżnia?

Samodzielnie niszczenie dokumentów poufnych to duży błąd. Niestety wiele firm popełnia go notorycznie, a świadomość tej kwestii jest niewielka. Takiemu amatorskiemu procesowi niszczenia druków brakuje spełnienia odpowiednich norm. Jakie cechy powinna mieć prawidłowa procedura niszczenia dokumentów poufnych?  

  • Profesjonalny sprzęt – wyspecjalizowane firmy posiadają zawodowe urządzenia, które są zgodne z bieżącymi ustawami.
  • Opieka Pełnomocnika ds. Ochrony Informacji Niejawnych – jego obecność gwarantuje sprawny przebieg i właściwy obieg protokołu odbioru i certyfikatu niszczenia
  • Bezpieczeństwo – klient, który zleca niszczenie dokumentów powinien mieć wgląd w cały proces. Najlepsze firmy nagrywają cały proces na nośnik DVD, aby wszystko było przejrzyste.
  • Odpowiednia logistyka – zawodowe przedsiębiorstwa kierują się odpowiednimi rozwiązaniami w zależności od rodzaju dokumentów do niszczenia. Zapewnia to najsprawniejszy możliwy sposób.
  • Wygoda – wiele firm ma oddziały w licznych miejscach, co gwarantuje komfort kontaktu i możliwość szybkiej realizacji zlecenia.
  • Ochrona środowiska – tylko odpowiednie zakłady są w stanie zutylizować dokumenty zgodnie z odpowiednimi normami. Posiadają również niezbędne zezwolenia w kwestii gospodarowania odpadami.

To cenna wiedza. Żyjemy w dobie nieskończonego przebiegu informacji – dane stanowią dobro gospodarcze, którym należy odpowiednio zarządzać. W tym procesie zawierają się nie tylko przetwarzanie, przechowywanie czy udostępnianie, ale również umiejętność odpowiedniego ich niszczenia. Należy zadbać o kompleksową, profesjonalną i – przede wszystkim – zgodną z prawem strategię pozbywania się poufnych druków.